Ce document constitue le règlement intérieur de l'Association Polaris – Club d'Astronomie d'Herblay, dénommée ci-après le Club, auquel tous les membres (d'honneur, actifs ou adhérents) sont soumis. Toute adhésion d'un nouveau membre entraîne l'acceptation des statuts de l'association, du présent règlement intérieur et des règlements internes des locaux ou sites mis à disposition du Club.
Ce règlement peut être modifié à tout moment par le Conseil d'Administration pour répondre à de nouvelles situations. Dans ce cas, tous les membres en seront informés par courrier électronique avec demande d'accusé de réception.
Les réunions hebdomadaires se tiennent dans des locaux mis à disposition par la Mairie d'Herblay, tous les vendredis de 20h à 22h30, limitées aux adultes adhérents majeurs et aux mineurs de 14 ans et plus. Le nombre d'adhérents est limité au nombre d'occupants autorisés dans la salle. Ces réunions sont consacrées aux échanges entre membres autour de sujets liés à l'astronomie ; un calendrier des thèmes est disponible sur le site du Club. Si le temps le permet, les membres peuvent ensuite partir en observation.
Les réunions tenues en dehors des locaux mis à disposition sont soumises à des conditions particulières de sécurité — le Club ne pouvant assurer ces lieux, chaque membre doit être en accord avec la législation en vigueur (responsabilité civile et individuelle-accident). Le Club ne pourra être tenu pour responsable des dégâts ou dommages survenus lors de ces réunions.
En partenariat avec l'Association AJIR, le Club organise des rencontres mensuelles pour les mineurs de 6 à 14 ans, sous la responsabilité d'un salarié d'AJIR. Les parents certifient que le mineur est couvert par une assurance maladie et responsabilité civile ; en dehors du lieu d'activité, l'enfant reste sous la responsabilité de ses parents. L'enfant ne quitte la réunion qu'à l'heure prévue, accompagné d'un parent ou selon autorisation écrite.
Les membres, majeurs ou mineurs, peuvent réaliser des sorties diurnes ou nocturnes d'observation. Les mineurs doivent être accompagnés par un parent ou responsable pendant toute la sortie. Chaque membre doit être en accord avec la législation en vigueur ; le Club ne pourra être tenu responsable des dégâts, dommages, pertes ou vols de matériel lors de ces sorties.
Les sorties s'effectuant dans des lieux naturels, parfois préservés, il incombe aux membres de respecter ces lieux et de faire preuve de respect mutuel, dans une logique de sécurité, sans gêner les autres membres.
Le Club dispose de son site internet, destiné à le faire connaître, présenter ses activités et permettre à toute personne extérieure d'entrer en contact avec lui.
Le conseil d'administration désigne en son sein un administrateur du site internet, qui assure sa maintenance et sa mise à jour régulière — fonction cumulable avec un poste au bureau. Les mises à jour importantes et structurantes sont validées par le président.
Le site représente également un espace d'informations pour les membres (agenda, exposés, photos, annuaire, etc.), avec un espace spécifique réservé aux adhérents. Il respecte les règles de politesse et la loi en vigueur ; les propos à caractère pornographique, raciste, xénophobe ou préjudiciable au Club sont interdits. Le Club ne peut être tenu responsable des textes et documents publiés par ses membres.
Les membres peuvent faire poster, sous leur responsabilité, des documents (textes et photos) sur le site — ceux-ci doivent être transmis à l'administrateur du site pour validation préalable avant publication. Le Club décline toute responsabilité en matière de droits d'auteur et de copyright sur les documents publiés.
Les membres du conseil d'administration sont désignés par l'assemblée générale (article 13 des statuts), puis élisent à leur tour les membres du bureau, qui assure le bon fonctionnement du Club et la mise en œuvre des décisions du conseil et de l'assemblée générale.
Le Président contrôle les inscriptions et la gestion administrative et financière, coordonne les travaux du bureau, assure les relations publiques et représente le Club dans tous les actes de la vie civile et en justice si besoin.
Le Secrétaire Général organise les réunions du bureau et du conseil, rédige convocations, procès-verbaux et comptes rendus, diffuse et classe les documents, assure la correspondance postale et électronique.
Le Trésorier lance l'appel aux cotisations, relance les membres défaillants, tient les comptes, présente les paiements et dépôts bancaires, vérifie la régularité des dépenses et recettes, établit le bilan comptable et le budget prévisionnel, et les commente lors de l'assemblée générale.
Tout membre s'engage à respecter les statuts et le présent règlement, à prendre soin des locaux mis à disposition et à les restituer propres et en état de marche après usage. Chacun doit veiller à ne pas gêner le déroulement des activités.
Il est interdit d'introduire des boissons alcoolisées, drogues ou produits dangereux, de fumer dans les locaux ou de provoquer des nuisances sonores. Les membres respectent les résidents à proximité. Compte tenu des activités du Club impliquant parfois des jeunes (classes, centres de loisirs), il est recommandé d'observer la plus grande rigueur dans les relations adultes/enfants.
Aucun membre ne doit, par ses actions ou déclarations, causer de préjudice moral ou matériel au Club. Les listes de diffusion ne doivent être utilisées que dans le cadre du fonctionnement du Club et dans le respect des lois Informatique et Libertés. Le règlement doit être signé par chaque membre en guise d'acceptation.
Les adhérents bénéficient d'une priorité de réinscription : entre début juillet et le 31 août au plus tard, ils font connaître leur intention de se réinscrire par envoi postal de la fiche d'inscription et d'un chèque de cotisation, encaissé au plus tôt 8 jours après la première séance de rentrée. Cette priorité s'applique aussi aux personnes en liste d'attente la saison précédente.
L'inscription des nouveaux membres, ou des adhérents ne s'étant pas manifestés entre juillet et août, se fait lors du Salon des Associations et les jours suivants, selon les places disponibles et dans l'ordre chronologique des demandes.
Le vote peut se faire à main levée ou à bulletin secret. Seuls les adhérents de 14 ans et plus participent aux votes ; les mineurs de moins de 14 ans sont représentés par un parent. Pour se présenter au conseil d'administration, il faut être adhérent et majeur.
Tout membre dont le comportement, la mauvaise foi ou des actes malhonnêtes contreviennent aux statuts ou au règlement peut faire l'objet d'une exclusion disciplinaire, décidée par le conseil d'administration sur proposition du bureau. L'intéressé peut présenter sa défense lors de la réunion du conseil, après convocation par lettre recommandée exposant les faits reprochés.
Toute démission, radiation ou exclusion doit être suivie de la restitution de tous documents officiels de l'Association (carte de membre, matériel, livres, documentation, etc.).